Oldal kiválasztása

Felhasználói adatok importálása

Eredeti angol nyelvű dokumentáció

A felhasználók egyesével való felvitele helyett lehetőségünk van a tömeges importálásra.

Ehhez csak egy megfelelően előkészített CSV típusú fájlra van szükségünk, amit például Excelből is előállíthatunk.

Javasoljuk az importot először néhány adattal kipróbálni, ha minden rendben van (pl: karakterkódolás, ékezetek), azt követően célszerű folytatni.

Az importálás korlátai

  • Az import fájl nem tartalmazhat 2000 sornál többet (egy sor a fejléc, a többi az adat).
  • Csak 2000 sornál kevesebbet lehetséges importálni, ezért célszerű akár több fájlt létrehozni.

Az importálás előkészítése

A szükséges CSV fájl előállítható például Microsoft Excelből is, azonban a következőkre kell ügyelni:

  • A fájl megfelelően formázott CSV fájl kell, hogy legyen UTF-8 karakter kódolással mentve.
  • Az első sor a CSV fájlban a mezőfejléceket tartalmazza.
  • A fejléc minden kötelező mezőt kell, hogy tartalmazzon, illetve azokat, amelyeket importálni szeretnénk.
  • A mezők az alábbiakban részletezett sorrendben kell, hogy szerepeljenek.
  • Ha egy mezőbe nem szeretnénk adatot importálni, kihagyhatjuk a CSV fájlból.
  • Az üres cellák felül fogják írni a már meglévő adatokat..
  • Többsoros értéket az ALT+ENTER (Windows), vagy a CTRL+OPTION+RETURN (Mac) billentyűkombinációval helyezhetünk el.
Megjegyzés: A name, email és restriction mezők kötelező mezők új felhasználó esetén. Létező felhasználó módosításához kulcs mező szükséges (például: ExternalID, vagy e-mail).
Mező Leírás
name Kötelező mező új felhasználók esetén. A felhasználó neve.
email Kötelező mező új felhasználó esetén. A felhasználó teljes e-mail címe (pl: pelda@pelda.hu)
external_id Ha létezik bármilyen külső rendszerben nyilvántartott ID, azonosító, akkor azt itt adhatjuk meg. Ezen adatnak felhasználónként egyedinek kell lennie, egyébként felülírásra kerülnek a meglévő felhasználók, akik ezzel az azonosítóval rendelkeznek.
details Részletes információ, megjegyzés (például: lakcím, stb). Ez az információ csak a belső munkatársak számára látható.
notes További megjegyzés.Ez az információ csak a belső munkatársak számára látható.
phone A felhasználó telefonszáma.
shared_phone_number Ha ezen a telefonszámon más felhasználóval osztozik a felhasználó, használjuk a true értéket.
role Kis-nagybetű érzékeny mező: “End-user”, ha végfelhasználó, “Agent”, ha belső munkatárs, vagy “Admin”, ha adminisztrátor. Ha a mező nincs megadva, a felhasználó End-user lesz.
restriction

Kötelező új felhasználók esetén, ha a felhasználó típusa “Agent”, azaz belső munkatárs. Ezzel állíthatjuk be, mihez legyen hozzáférése.

A következő értékek elfogadhatók:

  • assigned, which means tickets assigned to this agent only
  • groups, which means tickets within this agent’s groups(s). Note: You need to use the Support API to add more than one group.
  • none, ez az érték azt jelenti, hogy nincs korlátozás, a munkatárs minden jegyhez hozzáférhet
  • organization, which means tickets requested by users in this agent’s organization
  • requested, which means their own tickets (the agent is the requester)
  • Light Agent, which means the user is given the same restrictions as a light agent (see About light agent permissions).

In the Enterprise version of Zendesk Support, you use the restriction field to assign your agent users predefined or custom roles. See Assigning an agent to an Enterprise agent role below.

organization A felhasználó szervezetének a neve. Ha nem létezik a szervezet, az importálás hibát fog eredményezni.
tags A felhasználói címkéi. Több címke használata esetén azokat vesszővel válaszuk el.
brand

Ha több márkát is használunk a Zendesk-ben, itt adhatjuk meg, melyik márkánk alá szeretnénk importálni.

Csak az aldomain nevét adjuk meg. Például használjuk a mydomain elnevezést és ne a mydomain.zendesk.com elnevezést.

custom_fields.<field key>

Az importálás során egyedi mezőket is megadhatunk. Ehhez szükségünk van a felhasználói mező kulcs értékére (pl: polomeret).

Például a polomeret nevű egyedi mező importálásához a fejléc így kell, hogy kinézzen:

custom_fields.polomeret

Ha jelölőnégyzet (igen-nem) típusú mezőt importálunk, használjuk a true értéket, ha igen értéket importálunk, a false értéket, ha nem értéket importálunk.

Megjegyzés: Egy-egy felhasználói mező kapcsán a kulcs megkereséséhez balra kattintsunk a Fogaskerék () ikonra, válasszuk a Felhasználói mezők (User Fields), majd kattintsunk a kívánt mezőre. A kulcs mező jobbra lesz látható.

Ha egy mező nem felel meg a formázási szabályoknak, hibaüzenetet fogunk kapni. Például dátum típusú mezők esetén használjuk a YY/MM/DD, vagy YYYY-MM-DD formátumot.

Fontos: ha legördülő típusú mezőt használunk, használjuk a tag értékét a legördülő címkének.

Megjegyzés az üdvözlő e-mail kapcsán

Amikor tömeges importot hajtunk végre, az új felhasználó kap egy üdvözlő e-mail üzenetet. Az üdvözlő üzenet tartalmazza az e-mail címüket és egy kérést, hogy jelentkezzenek be egy új jelszó létrehozásával.

Megjegyzés: A Guide modult aktiválni kell az üdvözlő e-mail küldéséhez. Amennyiben nem szeretnél üdvözlő e-mailt küldeni, akár a Guide modult átmenetileg ki is kapcsolhatod.
Az üdvözlő e-mail kikapcsolása:
  1. Kattintsunk balra a Fogaskerék () ikonra, és válasszuk a Beállítások > Ügyfelek menüpontot.
  2. Itt kikapcsolhatjuk az üdvözlő e-mailt a Felhasználó regisztrációra való megkérése jelölőnégyzet kikapcsolásával.
  3. Továbbá kikapcsolhatjuk az üdvözlő e-mailt a munkatárs, adminisztrátor esetén is, lentebb a 
  4. Megjegyzés: Ez a rész nem elérhető, amíg nem aktiválod a Guide modult.
  5. Kattintsunk alul a Fül mentése (Save tab) gombra.

Több e-mail cím és telefonszám hozzáadása létező felhasználóhoz

Egy felhasználóhoz több e-mail cím, telefonszám is importálható, az ExternalID használatával, mint az alábbiakban látható:

Note that when the first of the two email addresses matches an existing user, that user is updated. However, if the second email address matches an existing user as well (the same user associated with the first email address, or a different user), the user associated with the first email address is updated with both email addresses, and the second user errors out, saying that email address already exists.

A CSV fájl importálása

Az importálás az alábbiak szerint végezhető el:

  1. Kattints balra a Fogaskerék () ikonra és válaszd az Emberek (People) menüpontot.
  2. Válaszd a Tömeges felhasználó import menüpontot (Bulk User Import) (a jobb oszlopban).
  3. Válaszd ki az import típusát:
    • Új felhasználók létrehozása
    • Meglévő felhasználók módosítása
      Fontos: A frissítés, módosítás valójában cserét jelent. Más szavakkal, ha a Meglévő felhasználók módosítását (Update existing organizations) választod, ez végérvényesen cseréli az adatokat a listádban, akkor is ha egy mező üres.
  4. Vagy kattints a Tallózás (Choose File) vagy az Engedje a beillesztést az adatok helyére (Let me paste in data instead) linkre.
  5. Katints az Import hivatkozásra.

Az import a feldolgozási sorba kerül, melynek elkészültéről e-mailt fogsz kapni.

Meglévő adatok frissítése

Ahogy azt fentebb említettük, választható a Létező felhasználók frissítése (Updating existing users), amivel a meglévő adatokat tudjuk frissíteni.

Megjegyzés: az External ID mezőnek egyedinek kell lennie.

Az alábbi adatok lesznek cserélve:

  • name
  • external_id
  • role
  • restriction
  • organization
  • Custom fields

Az alábbi viszont nem kerülnek felülírásra, hanem a meglévő adathoz adódnak hozzá:

  • details
  • notes
  • tags
  • phone (másodlagos telefonszámként)
  • email (másodlagos e-mail címként)

 

Példa táblázatok az importáláshoz: